Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to jedno z podstawowych zadań pracodawcy. Teczka akt osobowych stanowi kluczowy element tej dokumentacji, gromadząc najważniejsze informacje o zatrudnionym pracowniku. W ostatnich latach przepisy dotyczące dokumentacji kadrowej uległy istotnym zmianom. Prawidłowe prowadzenie akt osobowych chroni zarówno pracodawcę, jak i pracownika, a znajomość aktualnych wymogów pozwala uniknąć problemów podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Podstawy prawne prowadzenia akt osobowych
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynika z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Te akty prawne szczegółowo określają zawartość teczki akt osobowych oraz zasady ich przechowywania i zabezpieczania.
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności.
Od 1 stycznia 2019 roku wprowadzono przełomowe zmiany w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej:
- Możliwość prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej
- Skrócenie okresu przechowywania z 50 do 10 lat
Warto pamiętać, że skrócony okres przechowywania dotyczy pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku lub tych, dla których pracodawca złożył odpowiednie oświadczenie do ZUS.
Struktura teczki akt osobowych – podział na części
Zgodnie z aktualnymi przepisami, teczka akt osobowych pracownika powinna być podzielona na cztery części oznaczone literami A, B, C i D. Każda z tych części zawiera określoną kategorię dokumentów związanych z różnymi etapami zatrudnienia.
Część A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
W części A teczki akt osobowych umieszcza się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Do najważniejszych dokumentów w tej części należą:
- Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
- Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy (świadectwa, dyplomy, certyfikaty)
- Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy
- Inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (np. zaświadczenie o niekaralności)
Kwestionariusz osobowy zawiera podstawowe dane osobowe kandydata, informacje o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Od 2019 roku obowiązuje nowy, uproszczony wzór kwestionariusza, który zbiera mniej danych niż poprzednio, co jest zgodne z zasadami RODO.
Część B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy
Część B teczki akt osobowych zawiera dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz formalnościami początkowymi. W tej części powinny znaleźć się:
- Kwestionariusz osobowy dla pracownika
- Umowa o pracę (lub inna umowa stanowiąca podstawę zatrudnienia)
- Zakres obowiązków pracownika
- Dokumenty dotyczące powierzenia mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się
- Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych
- Oświadczenia dotyczące zapoznania się z regulaminami obowiązującymi w zakładzie pracy
- Informacje o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu pracy)
- Potwierdzenie zapoznania się z przepisami BHP i ppoż.
Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia, wymiarze przysługującego urlopu oraz długości okresu wypowiedzenia umowy.
Część C – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia
W części C teczki akt osobowych umieszcza się dokumenty związane z bieżącym przebiegiem zatrudnienia pracownika. Ta część zazwyczaj jest najbardziej obszerna i zawiera:
- Dokumenty dotyczące awansów, przeszeregowań i zmian warunków umowy o pracę
- Dokumenty związane z przyznaniem nagród i wyróżnień
- Dokumenty dotyczące kar porządkowych (jeśli były nakładane)
- Wnioski urlopowe (urlopy wypoczynkowe, bezpłatne, okolicznościowe)
- Dokumenty związane z czasową niezdolnością do pracy
- Dokumenty dotyczące wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych
- Korespondencja z pracownikiem dotycząca stosunku pracy
- Zaświadczenia o odbyciu szkoleń
Część D – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
Część D, wprowadzona w 2019 roku, zawiera dokumenty związane z zakończeniem współpracy. W tej części umieszcza się:
- Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
- Porozumienie stron o rozwiązaniu umowy o pracę
- Dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
- Świadectwo pracy
- Inne dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (np. związane z przejściem na emeryturę)
Najważniejsze zmiany w dokumentacji kadrowej
W ostatnich latach wprowadzono kilka istotnych zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, które znacząco wpłynęły na praktykę działów kadrowych:
1. Forma prowadzenia dokumentacji – obecnie pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w formie papierowej lub elektronicznej. Zmiana formy prowadzenia dokumentacji jest możliwa w dowolnym momencie, przy zachowaniu odpowiednich procedur konwersji.
2. Okres przechowywania – skrócono okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. To znacząca ulga dla pracodawców zarówno pod względem kosztów, jak i przestrzeni potrzebnej do archiwizacji.
3. Wydawanie kopii dokumentacji – pracownik ma prawo otrzymać kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na swój wniosek. Pracodawca musi udostępnić takie kopie niezwłocznie, nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku.
4. Nowa część D akt osobowych – wprowadzono dodatkową część D, w której umieszcza się dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, co usprawnia organizację dokumentacji.
Praktyczne wskazówki dotyczące prowadzenia teczki akt osobowych
Prowadząc teczkę akt osobowych, warto stosować się do następujących praktycznych zasad:
1. Dokumenty w poszczególnych częściach teczki powinny być ułożone w porządku chronologicznym, co znacznie ułatwia odnalezienie potrzebnych informacji.
2. Każda część teczki powinna być wyraźnie oznaczona (A, B, C, D) – najlepiej wykorzystać specjalne przekładki do akt osobowych, które są dostępne w sklepach papierniczych i biurowych.
3. Na pierwszej stronie teczki należy umieścić imię i nazwisko pracownika oraz datę założenia teczki. Warto również nadać teczce unikalny numer identyfikacyjny.
4. W przypadku zmiany nazwiska pracownika, na teczce należy umieścić zarówno poprzednie, jak i aktualne nazwisko, co zapobiega pomyłkom i ułatwia identyfikację.
5. Dokumenty przechowywane w aktach osobowych powinny być oryginałami lub kopiami potwierdzonymi za zgodność z oryginałem. Każda kopia powinna zawierać odpowiednią adnotację, datę i podpis osoby potwierdzającej.
6. Pracodawca powinien zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentacji, chroniące ją przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą. W przypadku dokumentacji papierowej oznacza to suche, czyste pomieszczenie z ograniczonym dostępem, a w przypadku dokumentacji elektronicznej – odpowiednie zabezpieczenia i regularne kopie zapasowe.
Prawidłowo prowadzona dokumentacja pracownicza stanowi zabezpieczenie zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika, szczególnie w przypadku sporów pracowniczych czy kontroli ze strony organów państwowych.
Prowadzenie teczki akt osobowych zgodnie z aktualnymi przepisami to nie tylko obowiązek prawny, ale również element efektywnego zarządzania kadrami. Uporządkowana dokumentacja znacząco usprawnia pracę działu personalnego, minimalizuje ryzyko kar podczas kontroli i stanowi niezastąpione źródło informacji o historii zatrudnienia pracowników. Warto zainwestować czas w prawidłowe jej prowadzenie, co z pewnością zaprocentuje w przyszłości oszczędnością czasu i uniknięciem potencjalnych problemów prawnych.