Właściciele szkół językowych, przedszkoli czy firm korepetytorskich regularnie mierzą się z pytaniem, jak długo „ważne” jest raz pobrane zaświadczenie o niekaralności nauczyciela. Od kilku lat przepisy dotyczące pracy z dziećmi i młodzieżą zostały zaostrzone, ale nadal nie dają prostej odpowiedzi w stylu: „zaświadczenie jest ważne 6 miesięcy”. W praktyce oznacza to, że termin ważności zaświadczenia o niekaralności nauczyciela ustala pracodawca, ale w granicach rozsądku, dobrych praktyk i ryzyka prawnego. Artykuł porządkuje temat z perspektywy przedsiębiorców z branży edukacyjnej: właścicieli szkół niepublicznych, firm szkoleniowych i jednoosobowych działalności zatrudniających lektorów. Celem jest pokazanie, co wynika wprost z przepisów, a co jest wyłącznie zwyczajem lub „polityką kadrową” szkoły. Dzięki temu łatwiej przygotować regulaminy i procedury, które da się obronić przed rodzicami, inspekcją pracy czy organem prowadzącym.
Podstawy prawne: kiedy nauczyciel musi mieć zaświadczenie o niekaralności
W polskim prawie funkcjonuje kilka ustaw, które dotykają tematu niekaralności nauczycieli i osób pracujących z dziećmi. Dla przedsiębiorców z branży edukacyjnej kluczowe są przede wszystkim:
- Kodeks pracy – ogólne zasady żądania dokumentów od pracownika;
- ustawa – Karta Nauczyciela oraz Prawo oświatowe – w odniesieniu do szkół systemu oświaty;
- ustawa o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (tzw. „rejestr sprawców przestępstw na tle seksualnym”);
- ustawa o Krajowym Rejestrze Karnym (KRK) – reguluje m.in. zaświadczenia o niekaralności;
- RODO i ustawa o ochronie danych osobowych – w zakresie przechowywania zaświadczeń.
Przy zatrudnianiu nauczyciela do pracy z dziećmi (niezależnie, czy jest to szkoła publiczna, niepubliczna, przedszkole, żłobek, klub malucha, szkoła językowa) pracodawca ma co do zasady obowiązek upewnić się, że kandydat nie był skazany za określone przestępstwa. Dotyczy to zwłaszcza przestępstw przeciwko wolności seksualnej, obyczajności, rodzinie i opiece oraz innych przestępstw wobec małoletnich.
W praktyce najczęściej sprowadza się to do żądania od kandydata informacji z KRK (potocznie: zaświadczenia o niekaralności). W części placówek jest to wymagane już na etapie rekrutacji, w innych dopiero po wstępnym wyborze kandydata.
Zaświadczenie o niekaralności nauczyciela nie ma ustawowo określonego terminu ważności. Liczy się stan na dzień jego wydania – reszta to kwestia polityki pracodawcy i oceny ryzyka.
Czy zaświadczenie o niekaralności ma termin ważności?
Kluczowa rzecz: ustawa o Krajowym Rejestrze Karnym nie wskazuje żadnego „okresu ważności” zaświadczenia o niekaralności. Dokument pokazuje wyłącznie stan na konkretny dzień – czy w dacie wydania w rejestrze znajdowała się informacja o skazaniu (lub nie).
Formalnie więc zaświadczenie wydane rok temu jest tak samo „prawdziwe”, jak wydane wczoraj – opisuje po prostu sytuację na dzień, kiedy zostało wystawione. Nie ma automatycznego przedawnienia ani daty, po której traci moc prawną.
Problem w tym, że z punktu widzenia bezpieczeństwa dzieci i odpowiedzialności przedsiębiorcy takie „stare” zaświadczenie niewiele mówi o aktualnym stanie. Dlatego w praktyce weszły w obieg różne terminy „akceptowalnej aktualności” dokumentu: 3 miesiące, 6 miesięcy, maksymalnie 12 miesięcy.
Często można spotkać się z zapisami w regulaminach, że:
- do zatrudnienia akceptuje się zaświadczenie nie starsze niż 3 miesiące,
- aktualizacji wymaga się co 12 miesięcy lub w razie uzasadnionych wątpliwości.
Takie terminy nie wynikają literalnie z przepisów o KRK, ale są powszechną praktyką, często kopiowaną z zamówień publicznych czy wytycznych różnych instytucji. Inspekcja pracy i sądy akceptują takie podejście, o ile jest spójne i równe wobec wszystkich pracowników.
Praktyka szkół publicznych i niepublicznych
W systemie oświaty funkcjonują dwa światy: szkoły i placówki publiczne oraz niepubliczne. Obie grupy muszą dbać o niekaralność nauczycieli, ale podejście proceduralne bywa odmienne.
Szkoły publiczne i samorządowe placówki
W szkołach publicznych zasady ustalane są najczęściej przez organ prowadzący (gminę, powiat) i dyrektora w porozumieniu z działem kadr. Spotykane rozwiązania to m.in.:
- wymóg przedstawienia zaświadczenia z KRK przy pierwszym zatrudnieniu w danej jednostce,
- brak obowiązku cyklicznego odnawiania dokumentu, chyba że pojawią się konkretne przesłanki (np. postępowanie karne),
- dodatkowe oświadczenia składane przez nauczycieli (np. o niekaralności za przestępstwa wobec małoletnich).
W wielu gminach przeważa pogląd, że skoro ustawa nie wskazuje terminu ważności, wystarczy zaświadczenie z momentu nawiązania stosunku pracy. Z punktu widzenia bezpieczeństwa jest to podejście dość zachowawcze, ale wciąż niestety dość popularne.
Szkoły niepubliczne, firmy szkoleniowe i działalności gospodarcze
W sektorze prywatnym sytuacja jest bardziej elastyczna – i często bardziej rygorystyczna. Właściciele przedszkoli niepublicznych, szkół językowych czy firm szkoleniowych częściej:
- żąda zaświadczenia o niekaralności do 3 miesięcy wstecz przy zatrudnieniu,
- wprowadza obowiązek okresowej aktualizacji (zwykle co 12–24 miesiące),
- wymaga natychmiastowego poinformowania o wszczęciu postępowania karnego lub skazaniu w trakcie zatrudnienia.
Powód jest prosty: ryzyko wizerunkowe i biznesowe. W przypadku prywatnej szkoły rodzice głosują nogami. Informacja, że nauczyciel miał konflikt z prawem w czasie pracy z dziećmi, potrafi zniszczyć markę wypracowywaną latami. Dlatego prywatne podmioty edukacyjne z reguły wolą mieć „krócej ważne”, ale częściej aktualizowane zaświadczenia.
Zaświadczenie o niekaralności a działalność gospodarcza w edukacji
Osoby prowadzące działalność gospodarczą w branży edukacyjnej często zadają podobne pytania:
- Czy jednoosobowy przedsiębiorca–nauczyciel musi mieć własne zaświadczenie?
- Co z lektorami na B2B albo umowach zlecenia?
- Czy trzeba mieć zaświadczenia do kontroli, czy wystarczą oświadczenia?
Przedsiębiorca jako nauczyciel i pracodawca
Jeżeli działalność gospodarcza polega na osobistym świadczeniu usług edukacyjnych (np. korepetycje, zajęcia dodatkowe w szkołach, indywidualne lekcje), w praktyce warto mieć aktualne zaświadczenie o niekaralności, nawet jeśli nikt go formalnie nie żąda. Zdarza się, że szkoły lub rodzice proszą o przedstawienie dokumentu „na wszelki wypadek” – posiadanie świeżego zaświadczenia ułatwia współpracę i buduje zaufanie.
Jeżeli przedsiębiorca zatrudnia innych nauczycieli (na umowę o pracę, zlecenie lub B2B), z punktu widzenia prawa jest już pracodawcą / zleceniodawcą odpowiedzialnym za bezpieczeństwo małoletnich. Wtedy brak procedury weryfikacji niekaralności jest trudny do obrony, gdyby doszło do zdarzenia z udziałem dziecka.
W umowach zlecenia i B2B w branży edukacyjnej standardem staje się zapis:
- o obowiązku przedstawienia aktualnej informacji z KRK przed rozpoczęciem współpracy,
- o cyklicznej aktualizacji dokumentu,
- o niezwłocznym informowaniu o wszczęciu postępowania karnego związanego z przestępstwami wobec małoletnich.
Takie zapisy nie są nadmierne – to po prostu zabezpieczenie biznesu i dzieci, szczególnie gdy szkoła działa w modelu franczyzowym lub na dużą skalę.
Jak często aktualizować zaświadczenie – podejście rozsądne
Skoro ustawa nie wskazuje twardego terminu, pozostaje pytanie praktyczne: co da się obronić jako „należytą staranność” przedsiębiorcy? Z perspektywy ryzyka prawnego i zdrowego rozsądku można wskazać trzy poziomy podejścia.
Minimalne absolutne minimum
To podejście spotykane jeszcze w części szkół publicznych: zaświadczenie o niekaralności jest wymagane wyłącznie przy zatrudnieniu, bez obowiązku późniejszej aktualizacji. Z formalnego punktu widzenia trudno zarzucić wprost naruszenie konkretnego przepisu (przy braku wyraźnego wymogu okresowej aktualizacji), ale w razie problemów z pracownikiem będzie bardzo trudno wykazać należytą staranność w doborze kadry.
Rozsądne minimum
W praktyce biznesowej dużo lepiej sprawdza się model:
- zaświadczenie z KRK nie starsze niż 3 miesiące w momencie nawiązania współpracy,
- obowiązek aktualizacji co 12 miesięcy w przypadku osób stale pracujących z dziećmi,
- dodatkowo – oświadczenie o niekaralności składane np. co roku przy okazji oceny okresowej.
Taki standard jest spójny z praktyką wielu organizacji pozarządowych i podmiotów realizujących projekty z udziałem dzieci, gdzie wymogi są często bardzo restrykcyjne ze względu na grantodawców i ubezpieczycieli.
Model „zero ryzyka wizerunkowego”
Duże sieci szkół prywatnych czy operatorzy przedszkoli korporacyjnych często idą krok dalej i skracają wymagany okres ważności:
- zaświadczenie przy zatrudnieniu: maksymalnie 1–2 miesiące wstecz,
- aktualizacja co 12 miesięcy lub nawet co 6 miesięcy dla kadry pracującej z najmłodszymi dziećmi,
- wewnętrzny rejestr terminów ważności zaświadczeń i automatyczne przypomnienia o zbliżającej się dacie aktualizacji.
To rozwiązanie bardziej wymagające organizacyjnie, ale daje mocny argument wobec rodziców i kontrahentów: „kadra jest regularnie weryfikowana pod kątem niekaralności, a dokumenty są aktualne”.
Forma dokumentu: papier, e-KRK, dokumenty zagraniczne
Zaświadczenie o niekaralności nauczyciela może mieć różną formę – przepisy i praktyka instytucji dość wyraźnie wskazują, co jest akceptowane.
Tradycyjne zaświadczenie papierowe i e-KRK
Informacja o niekaralności z KRK może być uzyskana:
- w formie papierowej (wniosek w sądzie lub punkcie informacyjnym KRK),
- w formie elektronicznej (e-KRK, dokument z kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną).
Pracodawcy wciąż często oczekują wersji papierowej, ale prawnie dopuszczalne jest przedstawienie wydruku elektronicznej informacji z KRK, o ile da się zweryfikować jej autentyczność (kod weryfikacyjny, podpis elektroniczny). Coraz więcej firm przechodzi na archiwa elektroniczne i preferuje dokumenty pozyskiwane przez system e-KRK.
Zaświadczenia z zagranicy
W przypadku nauczycieli, którzy przez dłuższy czas mieszkali lub pracowali za granicą, pracodawcy często żądają dodatkowo zaświadczenia o niekaralności z kraju poprzedniego pobytu. Jest to praktyka zasadne zwłaszcza przy pracy z małymi dziećmi.
Jeżeli dokument jest w języku obcym, najczęściej wymaga się:
- tłumaczenia przysięgłego na język polski,
- czasem także legalizacji / apostille – zależnie od kraju pochodzenia.
Również w tym przypadku nie ma jednego, sztywnego terminu ważności. Często przyjmuje się, że zagraniczne zaświadczenie jest „akceptowalne”, jeśli zostało wydane w ciągu ostatnich 3–6 miesięcy przed zatrudnieniem.
Przechowywanie i przetwarzanie zaświadczeń o niekaralności a RODO
Zaświadczenie o niekaralności to nie jest zwykły dokument kadrowy. Zawiera informacje o skazaniach i naruszeniach prawa, które są danymi szczególnej kategorii w rozumieniu RODO. To oznacza wyższe wymagania w zakresie ich przetwarzania i przechowywania.
Podstawowe zasady, o których często zapominają przedsiębiorcy:
- nie wolno gromadzić zaświadczeń „na zapas” – można ich żądać wyłącznie wtedy, gdy wynika to z przepisów lub jest obiektywnie niezbędne do oceny kandydata na stanowisko,
- należy ograniczyć krąg osób, które mają dostęp do zaświadczeń (zwykle tylko kadry / właściciel),
- czas przechowywania dokumentu powinien być powiązany z okresem zatrudnienia i ewentualnymi terminami przedawnienia roszczeń,
- w wielu przypadkach wystarczy odnotowanie w aktach osobowych faktu „zaświadczenie przedstawiono, brak wpisów w KRK” zamiast przechowywania skanu całego dokumentu.
Jeżeli firma decyduje się na przechowywanie kopii, warto mieć w dokumentacji RODO (np. w rejestrze czynności przetwarzania) osobną pozycję dotyczącą przetwarzania danych o niekaralności nauczycieli, z opisem podstawy prawnej i okresu przechowywania.
Przepisy nie mówią, że zaświadczenie o niekaralności nauczyciela „traci ważność” po 3 czy 6 miesiącach. To pracodawca – szkoła, przedszkole, firma szkoleniowa – ustala w regulaminach, jak „aktualny” dokument uznaje za wystarczający, biorąc pod uwagę ryzyko prawne i bezpieczeństwo dzieci.