Sprzedaż udziałów, wniesienie nieruchomości do spółki i umowa przedwstępna sprzedaży firmy – te trzy sytuacje łączy jedno. Wszystkie bardzo często wymagają aktu notarialnego, a jego brak potrafi całkowicie wywrócić transakcję. Zrozumienie, kiedy akt notarialny jest tylko rozsądnym wyborem, a kiedy bezwzględnym wymogiem prawa, oszczędza nerwy, pieniądze i czas. Poniżej zebrano najważniejsze informacje pod kątem obrotu gospodarczego: prowadzenia firmy, inwestycji i umów między przedsiębiorcami. Celem jest proste kryterium: wiedzieć, kiedy wystarczy „zwykła” umowa pisemna, a kiedy trzeba umówić się do notariusza – i co dokładnie tam się wydarzy.
Czym jest akt notarialny w obrocie gospodarczym?
Akt notarialny to szczególna forma dokumentu, sporządzanego przez notariusza, mająca określone skutki prawne. W wielu przypadkach prawo traktuje go jako warunek ważności czynności prawnej. Jeżeli ustawa wymaga aktu notarialnego, a strony zawrą tylko „zwykłą” umowę pisemną, często oznacza to po prostu nieważność całej transakcji.
W obrocie gospodarczym akt notarialny pojawia się przede wszystkim przy:
- czynnościach dotyczących nieruchomości,
- tworzeniu i przekształceniach spółek,
- sprzedaży udziałów/akcji w określonych typach spółek,
- ważniejszych uchwałach wspólników, zwłaszcza gdy wpływają na majątek spółki.
Notariusz nie jest „prawnikiem jednej ze stron”, lecz działa jako osoba zaufania publicznego. Ma obowiązek wyjaśnić stronom skutki prawne, zadbać o zgodność aktu z ustawą i kilkoma innymi przepisami (np. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy). W praktyce, przy bardziej złożonych transakcjach gospodarczych, notariusz staje się naturalnym filtrem dla najbardziej oczywistych błędów formalnych.
Jeżeli ustawa zastrzega formę aktu notarialnego pod rygorem nieważności, to umowa zawarta bez tej formy jest traktowana tak, jakby w ogóle jej nie było – nie przenosi prawa własności, nie tworzy zobowiązania, nie daje podstaw do żądania wykonania.
Kiedy akt notarialny jest obowiązkowy?
Najbardziej praktyczne pytanie z perspektywy przedsiębiorcy brzmi: w jakich sytuacjach bez aktu notarialnego nie ma sensu nawet podpisywać umowy, bo i tak nie wywoła ona skutków? W kilku obszarach odpowiedź jest wprost w przepisach.
Nieruchomości w działalności gospodarczej
Każda poważniejsza działalność prędzej czy później zahacza o nieruchomości: zakup hali, biura, magazynu, gruntu pod inwestycję. Tu ustawowy wymóg jest jasny – umowa przenosząca własność nieruchomości musi mieć formę aktu notarialnego. Dotyczy to m.in. sprzedaży, darowizny, zamiany, niektórych umów dożywocia czy ustanowienia odrębnej własności lokalu.
Osobno warto zwrócić uwagę na umowy przedwstępne. Ustawa dopuszcza, by umowa przedwstępna sprzedaży nieruchomości miała zwykłą formę pisemną, ale wtedy strona może dochodzić co najwyżej odszkodowania. Dopiero umowa przedwstępna w formie aktu notarialnego daje roszczenie o zawarcie umowy przyrzeczonej (tzw. „przymus notarialny” przez sąd).
W obrocie gospodarczym oznacza to w praktyce dwie rzeczy:
- zakup/sprzedaż nieruchomości do firmy – zawsze przy notariuszu,
- poważna umowa przedwstępna (np. pod kredyt inwestycyjny) – co do zasady również lepiej w formie aktu, inaczej bank może odmówić finansowania albo znacząco je utrudnić.
Do tego dochodzą czynności „okołonieruchomościowe”: ustanowienie hipoteki, służebności, użytkowania wieczystego. Tu również, co do zasady, potrzebny jest akt notarialny lub forma zbliżona (np. oświadczenie właściciela nieruchomości w formie aktu).
Spółki i uchwały wymagające aktu
Drugim obszarem, w którym akt notarialny pojawia się niemal na każdym kroku, są spółki handlowe. W zależności od rodzaju spółki, przepisy przewidują formę aktu notarialnego m.in. dla:
- umowy spółki z o.o. (z wyjątkiem założenia przez S24),
- statutu spółki akcyjnej,
- uchwał o podwyższeniu i obniżeniu kapitału zakładowego (w części przypadków),
- uchwał o przekształceniu, połączeniu, podziale spółek,
- czynności rozporządzających przedsiębiorstwem lub jego zorganizowaną częścią, jeśli wymagają formy aktu.
W praktyce oznacza to, że przy większości istotnych zmian w strukturze spółki i jej kapitale trzeba umawiać się do notariusza, bo sąd rejestrowy (KRS) bez tych dokumentów po prostu nie zarejestruje zmian. Formularze KRS wprost odwołują się do załączników w postaci wypisów aktów notarialnych.
Osobny temat to sprzedaż udziałów w spółce z o.o.. Tu ustawa wymaga co najmniej formy z podpisami notarialnie poświadczonymi, ale w praktyce przy złożonych transakcjach (np. kilkuosobowe wejście inwestora, rozbudowane postanowienia) często i tak wybierany jest akt notarialny, bo ułatwia poukładanie całej struktury prawnej w jednym, spójnym dokumencie.
Kiedy akt notarialny się opłaca, choć nie jest wymagany?
Nie każda transakcja musi być w formie aktu, natomiast w części przypadków świadome podniesienie rangi umowy przynosi wymierne korzyści. Zwłaszcza gdy w grę wchodzą duże kwoty lub istotne ryzyka.
Akt notarialny, choć droższy niż zwykła umowa, często jest postrzegany przez sądy i kontrahentów jako „mocniejszy” dowód. Trudniej podważyć treść dobrze sporządzonego aktu, bo notariusz ma obowiązek zweryfikować tożsamość stron, ich umocowanie, a także zadbać o jasność zapisu. W razie sporu sądowego ułatwia to przeprowadzenie dowodu z dokumentu.
Dobrym przykładem są skomplikowane umowy inwestycyjne, w których wchodzą w grę:
- warunki zawieszające,
- rozbudowane mechanizmy rozliczeń,
- opcje nabycia/odkupu udziałów,
- zabezpieczenia na majątku stron.
W takich sytuacjach akt notarialny pozwala „spiąć” w jednym miejscu całą strukturę transakcji zamiast rozrzucania jej po kilku umowach prywatnych, aneksach i oświadczeniach. Dodatkowym argumentem bywa możliwość powiązania aktu z notarialnym poddaniem się egzekucji (art. 777 k.p.c.), co po spełnieniu określonych warunków pozwala szybciej dochodzić należności bez klasycznego procesu.
Jak wygląda w praktyce sporządzenie aktu notarialnego?
Procedura sporządzenia aktu notarialnego jest dość powtarzalna, choć szczegóły zależą od rodzaju czynności. W obrocie gospodarczym typowe etapy wyglądają następująco:
- Przesłanie do kancelarii projektu umowy (jeśli jest przygotowany) oraz dokumentów: odpisów KRS, pełnomocnictw, odpisów z ksiąg wieczystych, zgód organów itp.
- Weryfikacja dokumentów przez notariusza i ustalenie, czy forma aktu jest wymagana, czy tylko rekomendowana.
- Przygotowanie projektu aktu i jego uzgodnienie między stronami (często z udziałem prawników stron).
- Umówienie terminu, na który wszyscy stawiają się z dokumentami tożsamości oraz oryginałami pełnomocnictw.
- Odczytanie aktu, ewentualne drobne korekty i podpisanie.
Wbrew pozorom największym „wąskim gardłem” nie jest samo podpisanie, tylko kompletowanie dokumentów. Braki w KRS, nieaktualne pełnomocnictwa, niejasne postanowienia umów spółek – to wszystko potrafi opóźnić transakcję i podnieść koszty, bo część pracy trzeba wykonać dwa razy.
Koszty i podatki przy akcie notarialnym
Przy planowaniu transakcji z udziałem notariusza należy brać pod uwagę nie tylko taksę notarialną, ale też powiązane koszty publicznoprawne. Samo wynagrodzenie notariusza jest regulowane rozporządzeniem, przy czym w obrocie gospodarczym często stosowane są stawki maksymalne, zwłaszcza przy dużych kwotach.
Do tego dochodzą:
- podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) – np. przy sprzedaży udziałów czy nieruchomości (z wyjątkami),
- opłaty sądowe – gdy akt wiąże się z wnioskiem do KRS lub wieczystoksięgowym,
- VAT – naliczany od wynagrodzenia notariusza (taksę powiększa się o VAT).
Przy dużych transakcjach warto wcześniej policzyć, czy struktura umowy nie powoduje niepotrzebnego „nakładania się” podatków (np. PCC vs VAT, wniesienie aportu vs sprzedaż). Zdarza się, że niewielka zmiana konstrukcji prawnej, zaakceptowana przez notariusza, realnie obniża całkowite koszty.
Po podpisaniu aktu notarialnego notariusz najczęściej od razu wysyła odpowiednie wnioski do sądu (KRS lub wydział ksiąg wieczystych), a także odprowadza w imieniu stron pobrane podatki. Dla przedsiębiorcy to wygoda – cała strona formalno-podatkowa jest w tym fragmencie „obsłużona” w jednym miejscu.
Ryzyka pominięcia formy aktu notarialnego
Pokusą w biznesie bywa „zrobienie na szybko” umowy w zwykłej formie pisemnej, zwłaszcza gdy strony się znają i „ufają sobie”. Problem pojawia się później, gdy wychodzi, że prawo wymagało aktu notarialnego.
Najpoważniejsze ryzyko to nieważność czynności prawnej. W praktyce oznacza to np. że:
- spółka działa od miesięcy w oparciu o zmienioną (nieformalnie) umowę spółki, której KRS nie powinien był zarejestrować,
- przedsiębiorca uważa, że „kupił” nieruchomość na podstawie zwykłej umowy, a w istocie nadal nie jest właścicielem,
- sprzedaż udziałów jest wadliwa, więc późniejsze uchwały zgromadzenia wspólników mogą być kwestionowane.
Drugie ryzyko to problemy dowodowe. Nawet jeśli ustawa nie wymaga aktu, ale strony umówiły się na kompleksowe rozliczenia (warunkowe płatności, premie, odpowiedzialność za wady, zabezpieczenia), to nieprecyzyjna umowa prywatna potrafi „rozsypać się” w sądzie. Akt notarialny, sporządzony starannie i bez sprzeczności, znacząco utrudnia podważanie treści uzgodnień.
Wreszcie, pominięcie aktu notarialnego zwiększa ryzyko podatkowe. Błędy w oznaczeniu stron, przedmiotu transakcji, brak wymaganych oświadczeń – to wszystko może być później interpretowane niekorzystnie przez organy podatkowe, a możliwość „ratowania” sytuacji jest ograniczona.
Jak rozsądnie zdecydować: zwykła umowa czy akt notarialny?
Najbardziej praktyczne podejście w obrocie gospodarczym to proste, kilkustopniowe sito:
- Sprawdzić, czy ustawa wprost wymaga aktu notarialnego (nieruchomości, spółki, niektóre uchwały). Jeśli tak – dyskusja jest zamknięta.
- Jeśli nie ma obowiązku, ocenić wielkość ryzyka i kwoty. Im większa stawka, tym bardziej opłaca się mocniejsza forma dokumentu.
- Przeanalizować, czy przewidziane są złożone mechanizmy rozliczeniowe lub zabezpieczenia, które trudno będzie potem udowodnić przy zwykłej umowie.
- Uwzględnić perspektywę drugiej strony – bank, inwestor, fundusz bardzo często wręcz oczekują aktu notarialnego, bo upraszcza on ich wewnętrzne procedury.
W wielu biznesach po kilku pierwszych większych transakcjach wyrabia się prosty odruch: wszystko, co dotyczy nieruchomości, struktury spółki i dużych inwestycji, z góry planowane jest z udziałem notariusza. Nie dlatego, że „tak trzeba zawsze”, ale dlatego, że koszt pomyłki przy pominięciu aktu potrafi być wielokrotnie wyższy niż suma taks notarialnych z ostatnich lat.