Najczęstszy błąd przy eksporcie towarów to wystawienie faktury ze stawką 0% VAT bez zadbania o dokumenty potwierdzające wywóz. Na początku wszystko wygląda dobrze – jest kontrahent spoza UE, towar wyjeżdża, VAT jest „zerowy”. Problemy zaczynają się przy kontroli lub przy braku komunikatu z systemu celnego. Żeby uniknąć dopłaty podatku z odsetkami, eksport trzeba poukładać od strony procedury celnej, dokumentów i terminów rozliczenia. Poniżej uporządkowano kluczowe zasady tak, by od pierwszej wysyłki móc spokojnie stosować 0% VAT.
Co to jest eksport towarów w VAT
Ustawa o VAT definiuje eksport towarów węziej niż potoczne „sprzedaż poza UE”. Żeby mówić o eksporcie, muszą być spełnione jednocześnie trzy warunki:
- towar jest wysyłany lub transportowany z terytorium Polski poza terytorium UE,
- wywóz odbywa się w ramach procedury celnej wywozu,
- wywóz jest potwierdzony przez organ celny odpowiednim dokumentem/komunikatem.
Nie ma znaczenia, czy nabywca jest podatnikiem VAT w swoim kraju, czy konsumentem, ani w jakiej walucie płaci. Z perspektywy VAT kluczowe są fizyczny ruch towaru poza UE oraz formalny wywóz w systemie celnym.
Eksport w VAT dzieli się na:
- eksport bezpośredni – wywóz organizuje sprzedawca lub w jego imieniu,
- eksport pośredni – wywóz organizuje nabywca lub ktoś w jego imieniu, ale na rzecz nabywcy.
Podział ten ma znaczenie głównie dla tego, jakie dokumenty będą dowodem prawa do stawki 0% VAT.
Procedura wywozu w praktyce
Żeby transakcję można było rozliczyć jako eksport ze stawką 0%, towar musi zostać objęty procedurą wywozu (zwykle kod 10 w zgłoszeniu celnym), a system celny musi „zobaczyć”, że towar opuścił obszar celny UE. W praktyce cały proces najczęściej obsługuje agencja celna, ale odpowiedzialność podatkowa zostaje po stronie sprzedawcy.
Eksport bezpośredni
Przy eksporcie bezpośrednim sprzedawca sam odpowiada za transport (lub zleca go przewoźnikowi), a zgłoszenie celne wywozowe jest składane na rzecz sprzedawcy. W dokumentach celnych sprzedawca figuruje jako eksporter.
Standardowa ścieżka wygląda tak:
- Przygotowanie dokumentów handlowych: faktura handlowa, specyfikacja towaru, dane odbiorcy spoza UE.
- Agencja celna sporządza zgłoszenie w systemie AES/ECS – powstaje tzw. dokument wywozowy (komunikat IE-515 lub wydruk z systemu).
- Organ celny dokonuje odprawy wywozowej – towar może przekroczyć granicę UE.
- Po fizycznym wyjeździe towaru poza UE system generuje komunikat IE-599 – urzędowe potwierdzenie wywozu.
To właśnie IE-599 (ewentualnie inne dokumenty wymienione w przepisach) jest podstawą do zastosowania stawki 0% VAT. Dobrze, gdy obieg tych komunikatów jest z automatu przekazywany przez agencję celną na e-mail działu księgowego lub osoby rozliczającej VAT – bez tego łatwo przegapić brak potwierdzenia.
Eksport pośredni
Przy eksporcie pośrednim to nabywca (lub podmiot działający w jego imieniu) organizuje transport i dokonuje zgłoszenia w procedurze wywozu. W zgłoszeniu celnym jako eksporter figuruje zwykle kontrahent zagraniczny, a nie polski sprzedawca.
W takim wariancie polski podatnik nie ma z automatu dostępu do komunikatów z systemu celnego. Ustawa dopuszcza jednak stosowanie stawki 0% VAT, o ile podatnik dysponuje dokumentami potwierdzającymi, że towar rzeczywiście opuścił UE w związku z jego dostawą. Mogą to być m.in.:
- dokument celny nabywcy z wyraźnym powiązaniem z konkretną dostawą,
- korespondencja handlowa i dokumenty przewozowe (CMR, listy przewozowe, potwierdzenia odbioru).
W praktyce, przy eksporcie pośrednim, warto już na etapie umowy handlowej zastrzec obowiązek przekazania przez nabywcę kopii dokumentu celnego lub innego potwierdzenia wywozu. Bez tego stosowanie 0% VAT staje się ryzykowne, a czasem niemożliwe do obrony przy kontroli.
Dokumenty potwierdzające wywóz poza UE
Warunkiem zastosowania stawki 0% VAT jest posiadanie przed terminem złożenia JPK_V7 za dany okres dokumentu potwierdzającego wywóz poza UE. Przepisy wskazują przykładowo, co może takim dokumentem być.
Najmocniejszym dowodem prawa do 0% VAT przy eksporcie jest komunikat IE-599 z systemu celnego – potwierdzenie wyprowadzenia towaru poza obszar celny Unii Europejskiej.
Za wystarczające uznaje się m.in.:
- komunikat elektroniczny IE-599 (lub wydruk/plik PDF z systemu agencji celnej),
- dokument wywozowy z potwierdzeniem wyjścia towaru,
- dokument SAD z pieczątką urzędu wyjścia (w starszych sprawach),
- w eksporcie pośrednim – inne dokumenty celne nabywcy powiązane z konkretną sprzedażą oraz dokumenty przewozowe.
Sama faktura, zamówienie, umowa, a nawet potwierdzenie nadania przesyłki kurierskiej poza UE – bez powiązanego dokumentu wywozowego – zazwyczaj nie wystarczą. Fiskus oczekuje jednoznacznego dowodu, że towar opuścił UE, a nie został np. zatrzymany na granicy, zawrócony czy zniszczony.
Komunikaty celne jako dowód
Od kilku lat cała obsługa wywozu odbywa się w systemach elektronicznych (AES/ECS2). Z punktu widzenia podatnika eksportowego istotne są głównie dwa komunikaty:
IE-515 – komunikat przyjęcia zgłoszenia wywozowego. Potwierdza, że odprawa została zarejestrowana, ale jeszcze nie dowodzi, że towar wyjechał z UE. Do zastosowania 0% VAT jest za słaby jako samodzielny dowód.
IE-599 – komunikat potwierdzający wyprowadzenie towaru poza obszar celny UE. To ten dokument jest traktowany jako pełnowartościowe potwierdzenie eksportu. Najczęściej przychodzi na e-mail podany w zgłoszeniu celnym (agencja, spedytor, firma).
Warto zadbać o systemowe archiwizowanie tych komunikatów: katalogi na serwerze, przypisanie do konkretnej faktury eksportowej, opisanie numerem faktury i kontrahenta. Przy większej skali eksportu ręczne „szukanie” brakującego IE-599 bywa niezwykle czasochłonne, a przy kontroli liczy się porządek i spójność dokumentacji.
Stawka 0% VAT – warunki zastosowania
Zastosowanie stawki 0% VAT przy eksporcie nie jest zwolnieniem, tylko klasyczną sprzedażą opodatkowaną ze stawką 0%. Oznacza to prawo do odliczenia VAT naliczonego przy zakupach związanych z eksportem (towary, transport, usługi logistyczne). Żeby jednak tę stawkę legalnie zastosować, muszą być spełnione określone warunki.
- musi występować eksport w rozumieniu ustawy o VAT (wywóz poza UE w ramach procedury wywozu),
- towar musi faktycznie wyjechać z UE,
- podatnik musi posiadać przed terminem złożenia JPK_V7 za dany miesiąc/kwartał dokument potwierdzający wywóz (np. IE-599),
- sprzedaż musi być wykazana w ewidencji i w pliku JPK_V7 jako eksport ze stawką 0%.
Jeżeli towar wyjechał, ale do dnia wysłania JPK nie ma jeszcze potwierdzenia wywozu, przepisy wymagają wykazania tej sprzedaży ze stawką krajową (obecnie najczęściej 23%). Po otrzymaniu dokumentu wywozu można skorygować stawkę z 23% na 0% w deklaracji za okres, w którym otrzymano potwierdzenie (lub – zgodnie z praktyką organów – za okres pierwotnej sprzedaży, przy odpowiednim udokumentowaniu).
Brak dokumentu wywozu na moment składania JPK oznacza obowiązek opodatkowania sprzedaży stawką krajową. Po otrzymaniu potwierdzenia eksportu można skorygować VAT do 0%.
Terminy i rozliczenie w deklaracji
Eksport ujmuje się w JPK_V7 w miesiącu (lub kwartale), w którym powstał obowiązek podatkowy, czyli co do zasady w momencie dokonania dostawy (wydania towaru) lub wystawienia faktury – zależnie od okoliczności. Stawka 0% jest dopuszczalna w tym okresie, jeśli do terminu złożenia JPK podatnik dysponuje dokumentem wywozu.
Możliwa jest sytuacja, w której:
- towar wyjechał z Polski w styczniu,
- komunikat IE-599 pojawił się dopiero w lutym,
- termin złożenia JPK za styczeń upływa 25 lutego.
Jeżeli IE-599 pojawi się przed wysyłką JPK za styczeń – można od razu zastosować 0% VAT w styczniu. Jeśli dokument dotrze dopiero po złożeniu JPK, sprzedaż za styczeń trzeba wcześniej opodatkować stawką krajową, a następnie skorygować po otrzymaniu potwierdzenia.
W praktyce dużo zależy od polityki firmy: część podmiotów woli wstrzymać wystawienie faktury do momentu otrzymania IE-599, inne wystawiają fakturę od razu z 0% i liczą na szybkie potwierdzenie, a jeszcze inne bezpiecznie stosują czasowo stawkę krajową i później korygują. Każde z tych podejść ma konsekwencje dla płynności finansowej i ryzyka podatkowego.
Typowe błędy przy eksporcie i jak ich uniknąć
Przy pierwszych transakcjach eksportowych powtarza się kilka klasycznych potknięć:
- Brak powiązania dokumentów celnych z fakturami – IE-599 trafia na skrzynkę agencji lub działu logistyki i „ginie”. Rozwiązanie: prosty workflow obiegu dokumentów wywozowych i przypisywanie ich do konkretnych numerów faktur.
- Stawka 0% bez dokumentu wywozu – traktowanie samej umowy/kontaktu z zagranicą jako wystarczającego. Rozwiązanie: twarda zasada w księgowości – brak potwierdzenia wywozu = tymczasowo stawka krajowa.
- Błędne ustalenie, czy to jeszcze eksport – np. sprzedaż z odbiorem towaru w Polsce przez kontrahenta spoza UE, który sam załatwia odprawę wywozową „po swojemu”. Rozwiązanie: doprecyzowanie warunków dostawy (np. Incoterms) i odpowiedzialności za odprawę celną.
- Brak zapisów w umowie przy eksporcie pośrednim – brak obowiązku przekazania kopii dokumentów celnych. Rozwiązanie: wprowadzenie klauzul o dostarczaniu potwierdzeń wywozu jako warunku płatności lub części płatności.
W eksporcie nie ma miejsca na pozostawienie dokumentów „na słowo”. Fiskus rozlicza to, co jest w papierach i systemach, a nie to, co strony sobie ustnie ustaliły.
Eksport a zaliczki, faktury i kursy walut
Przy eksporcie towarów często pojawiają się zaliczki w walutach obcych. Zaliczka otrzymana na poczet eksportu nie powoduje obowiązku podatkowego w VAT – inaczej niż przy dostawach krajowych. VAT rozlicza się dopiero w momencie dokonania dostawy (wywozu towaru) i wystawienia faktury.
W praktyce oznacza to, że przy otrzymaniu zaliczki można wystawić fakturę pro-forma lub fakturę zaliczkową tylko na potrzeby kontrahenta, ale z punktu widzenia VAT kluczowa będzie dopiero faktura końcowa (lub faktura dokumentująca samą dostawę).
Kwoty na fakturach eksportowych często są w USD, EUR lub innych walutach. Dla celów VAT należy je przeliczyć na złote według kursu:
- średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego,
- lub – jeśli podatnik wybrał – kursu stosowanego dla celów celnych (w pewnych przypadkach).
Przy większej liczbie eksporterów korzystne jest ujednolicenie zasad przeliczeń w polityce rachunkowości, żeby księgowość i dział sprzedaży mówiły tym samym językiem. Spójność kursów, dat i dokumentów znacząco ułatwia ewentualną kontrolę.
Eksport towarów i stawka 0% VAT nie są „kosmiczną” materią, ale wymagają pilnowania dokumentów i terminów. Dobra współpraca z agencją celną, jasne ustalenia z kontrahentem oraz poukładany obieg dokumentów wywozowych sprawiają, że nawet początkujący eksporter jest w stanie bezpiecznie korzystać z preferencyjnej stawki.