Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony to dokument, w którym pracodawca wskazuje konkretną, prawdziwą i zrozumiałą przyczynę rozwiązania stosunku pracy. W praktyce nie wystarczy ogólne stwierdzenie o „utracie zaufania” czy „niewłaściwym wykonywaniu obowiązków”, jeśli nie wynika z niego, jakie okoliczności faktyczne stoją za wypowiedzeniem.
Taki dokument powinien zawierać przede wszystkim dane stron, miejscowość i datę, wskazanie umowy, której dotyczy wypowiedzenie, a także jasne uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony. Dobrze, gdy przyczyny są opisane rzeczowo, bez emocjonalnych ocen, z odwołaniem do konkretnych zdarzeń, okresów, wyników pracy albo zmian organizacyjnych.
Ważną cechą poprawnego pisma jest jego spójność z rzeczywistym stanem faktycznym. Jeżeli przyczyną są problemy z wykonywaniem obowiązków, warto wskazać przykłady uchybień. Jeżeli wypowiedzenie następuje z przyczyn organizacyjnych, należy opisać likwidację stanowiska, reorganizację lub zmniejszenie zatrudnienia. Poniżej znajduje się prosty wzór wraz z przykładami przyczyn, który można dostosować do konkretnej sytuacji.
Uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony
Treść uzasadnienia
Przykładowe przyczyny wypowiedzenia
- Nienależyte wykonywanie obowiązków potwierdzone powtarzającymi się uchybieniami
- Utrata zaufania wynikająca z konkretnych zdarzeń związanych z wykonywaną pracą
- Likwidacja stanowiska pracy albo reorganizacja powodująca brak potrzeby dalszego zatrudnienia
- Niska efektywność pracy mimo wcześniejszych uwag i wyznaczenia czasu na poprawę
Przykłady sformułowań
Przykład 1:
- Powtarzające się nieterminowe wykonywanie powierzonych zadań w okresie od ………. do ……….
- Brak poprawy pomimo wcześniejszych rozmów i pisemnych uwag
- Negatywny wpływ uchybień na organizację pracy zespołu
Przykład 2:
- Likwidacja stanowiska pracy spowodowana zmianą struktury organizacyjnej
- Przeniesienie obowiązków na inne stanowiska lub automatyzację procesów
- Brak możliwości zaproponowania innego odpowiedniego stanowiska
Zakres opisu przyczyny
| Rodzaj przyczyny | Co opisać | Przykład |
|---|---|---|
| Niewłaściwe wykonywanie pracy | Daty, uchybienia, skutki, wcześniejsze uwagi | Błędy w raportach i opóźnienia |
| Utrata zaufania | Zdarzenie powodujące utratę zaufania | Naruszenie procedur wewnętrznych |
| Przyczyny organizacyjne | Reorganizacja, likwidacja etatu, zmiany struktury | Połączenie działów i redukcja etatu |
Podpis
jak korzystać z tego wzoru
Przedstawiony wzór ma charakter praktyczny i można go wykorzystać jako punkt wyjścia przy przygotowaniu pisma zawierającego uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony. Najważniejsze jest to, aby treść nie była zbyt ogólna. Sam wzór pokazuje układ dokumentu, ale każdą przyczynę trzeba odnieść do konkretnego pracownika i rzeczywistych zdarzeń.
Jeżeli wypowiedzenie wynika z jakości pracy, warto wskazać okres, w którym występowały problemy, rodzaj uchybień oraz ich skutki dla pracodawcy. Dobrą praktyką jest także odnotowanie, że wcześniej przeprowadzono rozmowy, przekazano uwagi albo wyznaczono czas na poprawę. Dzięki temu uzasadnienie staje się bardziej czytelne i wiarygodne.
co można zmodyfikować
dane stron i opis stanowiska
We wzorze można swobodnie uzupełnić dane pracodawcy i pracownika, a także doprecyzować nazwę stanowiska, dział lub miejsce wykonywania pracy. W wielu przypadkach warto dodać również datę zawarcia umowy albo informację o jej aneksach, jeśli ma to znaczenie dla identyfikacji stosunku pracy.
rodzaj przyczyny wypowiedzenia
Najczęściej spotykane przyczyny to: niewłaściwe wykonywanie obowiązków, brak wymaganych wyników, naruszenie procedur, utrata zaufania, częste nieusprawiedliwione nieobecności albo przyczyny organizacyjne, takie jak likwidacja stanowiska pracy. Każdą z tych podstaw można rozbudować o krótkie fakty, daty, przykłady oraz wpływ na funkcjonowanie firmy.
Jeśli przyczyną jest reorganizacja, dobrze opisać, na czym polega zmiana i dlaczego skutkuje ona likwidacją danego etatu. Jeżeli przyczyną jest utrata zaufania, należy uważać, aby nie pozostawić tego sformułowania bez wyjaśnienia. Utrata zaufania powinna wynikać z konkretnych zachowań lub zdarzeń, a nie z samej ogólnej oceny pracownika.
na co szczególnie uważać
konkretność i prawdziwość
Największym błędem przy tworzeniu takiego pisma jest zbyt lakoniczne uzasadnienie. Przyczyna wypowiedzenia powinna być zrozumiała dla pracownika już w chwili otrzymania dokumentu. Nie warto używać wyłącznie ogólnych formuł, które niczego nie wyjaśniają. Przyczyna musi być rzeczywista, konkretna i możliwa do obrony, jeżeli sprawa trafi do sądu pracy.
spójność z dokumentacją
Treść wypowiedzenia powinna odpowiadać dokumentom znajdującym się u pracodawcy, takim jak oceny okresowe, notatki służbowe, korespondencja, wezwania do poprawy czy dokumenty potwierdzające reorganizację. Jeżeli w piśmie pojawią się okoliczności, których nie da się później potwierdzić, może to osłabić skuteczność całego wypowiedzenia.
dobór tonu pisma
Wzór najlepiej utrzymać w tonie rzeczowym i formalnym. Nie ma potrzeby stosowania emocjonalnych ocen ani rozbudowanych komentarzy. Krótkie, precyzyjne i spokojne uzasadnienie zwykle sprawdza się lepiej niż rozbudowana narracja, która zaciera główną przyczynę rozwiązania umowy.
W razie potrzeby można też dodać końcowy akapit z informacją o okresie wypowiedzenia lub pouczeniu o prawie odwołania do sądu pracy, jeżeli ma on znaleźć się w tym samym piśmie. Samo uzasadnienie powinno jednak pozostać przejrzyste, tak aby czytelnik bez trudu rozumiał, dlaczego doszło do wypowiedzenia umowy o pracę na czas nieokreślony.