W mediach społecznościowych publikujemy mnóstwo zdjęć – zarówno prywatnie, jak i prowadząc działalność gospodarczą. Jednak czy zawsze mamy odpowiednią zgodę na wykorzystanie wizerunku osób, które się na nich znajdują? Prawidłowo sporządzona zgoda chroni przed konsekwencjami prawnymi, a jednocześnie buduje zaufanie klientów i współpracowników. W dobie RODO temat ten nabrał szczególnego znaczenia, dlatego warto wiedzieć, jak poprawnie przygotować taki dokument.
Podstawy prawne wykorzystania wizerunku w mediach społecznościowych
Publikowanie wizerunku osób w mediach społecznościowych podlega regulacjom zarówno z zakresu ochrony danych osobowych (RODO), jak i prawa autorskiego. Zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, rozpowszechnianie wizerunku wymaga zgody osoby na nim przedstawionej. Wizerunek stanowi daną osobową w rozumieniu RODO, dlatego jego przetwarzanie (w tym publikacja) wymaga spełnienia określonych warunków prawnych.
Wizerunek to nie tylko twarz osoby, ale również charakterystyczne elementy wyglądu, które pozwalają na identyfikację danej osoby – może to być sylwetka, sposób poruszania się czy charakterystyczny tatuaż.
Istnieją wyjątki od konieczności uzyskania zgody, np. gdy:
- Osoba jest jedynie szczegółem większej całości (zgromadzenia, krajobrazu, publicznej imprezy)
- Osoba jest powszechnie znana, a wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych
- Osoba otrzymała zapłatę za pozowanie, chyba że wyraźnie zastrzegła inaczej
Jednak w kontekście działalności biznesowej i mediów społecznościowych te wyjątki rzadko mają zastosowanie, dlatego bezpieczniej jest zawsze pozyskiwać odpowiednią zgodę, aby uniknąć potencjalnych sporów prawnych.
Kluczowe elementy poprawnej zgody na wykorzystanie wizerunku
Aby zgoda na wykorzystanie wizerunku była skuteczna i zgodna z RODO, powinna zawierać następujące elementy:
- Dane administratora – pełna nazwa firmy, adres, dane kontaktowe, NIP
- Dane osoby, której wizerunek będzie wykorzystywany
- Precyzyjny cel wykorzystania wizerunku (np. promocja firmy na Facebooku, Instagramie)
- Dokładny zakres zgody – jakie konkretnie zdjęcia/nagrania będą wykorzystywane
- Platformy, na których wizerunek będzie publikowany (wymienione z nazwy)
- Okres, przez jaki wizerunek będzie wykorzystywany
- Informacja o dobrowolności wyrażenia zgody
- Informacja o możliwości i sposobie wycofania zgody
- Klauzula informacyjna zgodna z art. 13 RODO
Forma wyrażenia zgody jest również istotna. Zgoda powinna być wyrażona w sposób jednoznaczny, świadomy i dobrowolny. Najlepiej, gdy ma formę pisemną lub elektroniczną, co pozwala na jej późniejsze udokumentowanie. Nie może być domniemana ani dorozumiana – osoba musi aktywnie wyrazić zgodę, np. poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola lub złożenie podpisu.
Praktyczny wzór zgody na wykorzystanie wizerunku w social media
Poniżej przedstawiam przykładową treść zgody, którą można dostosować do własnych potrzeb:
„`
ZGODA NA WYKORZYSTANIE WIZERUNKU W MEDIACH SPOŁECZNOŚCIOWYCH
Ja, niżej podpisany/a [imię i nazwisko], wyrażam dobrowolną zgodę na wykorzystanie mojego wizerunku przez [nazwa firmy, adres, NIP] w celach promocyjnych i marketingowych.
Zgoda obejmuje:
– Wykorzystanie, utrwalanie i rozpowszechnianie mojego wizerunku utrwalonego podczas [nazwa wydarzenia/sesji zdjęciowej] w dniu [data]
– Publikację na profilach firmy w mediach społecznościowych: Facebook, Instagram, LinkedIn [wymienić wszystkie platformy]
– Wykorzystanie wizerunku w okresie od [data] do [data] / bezterminowo
Przyjmuję do wiadomości, że:
1. Administratorem moich danych osobowych jest [nazwa firmy].
2. Mój wizerunek będzie przetwarzany wyłącznie w celach określonych w niniejszej zgodzie.
3. Podstawą prawną przetwarzania jest moja dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
4. Przysługuje mi prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
5. Mam prawo dostępu do moich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
6. Mam prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Wycofanie zgody jest możliwe poprzez przesłanie wiadomości e-mail na adres: [adres e-mail] lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
[Miejscowość, data]
[Podpis osoby wyrażającej zgodę]
„`
Pamiętaj, że powyższy wzór należy dostosować do konkretnej sytuacji. Jeśli zgoda dotyczy wykorzystania wizerunku dzieci, musi być podpisana przez rodziców lub opiekunów prawnych. W przypadku wydarzeń firmowych warto przygotować indywidualne zgody dla każdego uczestnika lub uwzględnić informację o wykorzystaniu wizerunku w regulaminie wydarzenia, z możliwością wyrażenia sprzeciwu.
Najczęstsze błędy przy tworzeniu zgód i jak ich uniknąć
Tworząc zgodę na wykorzystanie wizerunku, warto unikać typowych błędów, które mogą podważyć jej ważność:
Zbyt ogólne formułowanie zgody
Zgoda nie może być zbyt ogólna – sformułowania typu „zgoda na wykorzystanie wizerunku we wszystkich mediach” są niewystarczające. Należy precyzyjnie określić, gdzie dokładnie wizerunek będzie publikowany i w jakim celu. Zamiast pisać „w celach marketingowych”, lepiej wskazać „w celu promocji produktu X na profilu firmowym na Instagramie”.
Problem z wycofaniem zgody
Częstym błędem jest brak informacji o możliwości wycofania zgody lub utrudnianie tego procesu. Zgodnie z RODO, wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej wyrażenie. Warto jasno określić procedurę wycofania zgody i konsekwencje takiej decyzji, np. w jakim terminie materiały zostaną usunięte z mediów społecznościowych po otrzymaniu żądania.
Brak informacji o okresie przetwarzania
Zgoda powinna zawierać informację o tym, jak długo wizerunek będzie wykorzystywany. Unikaj bezterminowych zgód – jeśli to konieczne, rozważ okresowe odnawianie zgody lub jasno określ, że jest ona bezterminowa, ale z możliwością wycofania w dowolnym momencie. Warto również wyjaśnić, co stanie się z materiałami po upływie określonego czasu.
Pamiętaj, że zgoda na wykorzystanie wizerunku nie jest tym samym co zgoda na przetwarzanie danych osobowych – w praktyce często potrzebne są obie te zgody, które mogą być zawarte w jednym dokumencie, ale muszą być od siebie wyraźnie oddzielone.
Zarządzanie zgodami w praktyce biznesowej
Prawidłowe zarządzanie zgodami to nie tylko ich pozyskanie, ale również odpowiednie przechowywanie i aktualizowanie.
Przechowywanie dokumentacji
Zgody powinny być przechowywane w sposób bezpieczny, najlepiej w formie, która pozwala na łatwe udowodnienie ich posiadania (np. papierowe dokumenty, skany, formularze elektroniczne z logami). Warto stworzyć system katalogowania zgód, który umożliwi szybkie znalezienie konkretnego dokumentu w razie potrzeby. Dobrą praktyką jest również stworzenie rejestru udzielonych zgód, zawierającego informacje o dacie uzyskania zgody, jej zakresie i okresie obowiązywania.
Aktualizacja zgód
Jeśli zmienia się zakres lub cel wykorzystania wizerunku, konieczne jest pozyskanie nowej zgody. Dobrą praktyką jest okresowy przegląd posiadanych zgód i weryfikacja, czy nadal odpowiadają aktualnym potrzebom i działaniom. Warto również monitorować zmiany w przepisach prawa, które mogą wpłynąć na ważność posiadanych zgód.
Postępowanie w przypadku wycofania zgody
W przypadku wycofania zgody przez osobę, której wizerunek wykorzystujesz, należy niezwłocznie zaprzestać jego publikacji i usunąć go z mediów społecznościowych. Warto opracować procedurę postępowania w takich sytuacjach, uwzględniającą:
- Maksymalny czas reakcji na żądanie wycofania zgody (np. 48 godzin)
- Osoby odpowiedzialne za usunięcie materiałów z poszczególnych platform
- Sposób dokumentowania usunięcia wizerunku
- Procedurę informowania osoby wycofującej zgodę o podjętych działaniach
Pamiętaj, że w niektórych przypadkach całkowite usunięcie wizerunku może być trudne, zwłaszcza jeśli materiały zostały już udostępnione przez inne osoby. W takich sytuacjach należy podjąć wszelkie racjonalne działania, aby ograniczyć dalsze rozpowszechnianie wizerunku.
Prawidłowo przygotowana zgoda na wykorzystanie wizerunku w mediach społecznościowych to nie tylko formalność, ale istotny element budowania profesjonalnego wizerunku firmy. Chroni ona zarówno interesy przedsiębiorcy, jak i prawa osób, których wizerunek jest wykorzystywany. Warto poświęcić czas na przygotowanie odpowiedniego dokumentu, który spełnia wymogi RODO i buduje zaufanie wśród klientów i współpracowników. W razie wątpliwości zawsze warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w ochronie danych osobowych i prawie autorskim.