Popularna metoda w punktach fotograficznych to pakiet „zdjęcia biometryczne do wszystkich dokumentów”. Ograniczenie jest proste: klient wychodzi z poczuciem, że jedno zdjęcie „załatwi” i dowód, i paszport, a urząd potrafi to szybko zweryfikować w drugą stronę. W praktyce technicznie to jest to samo zdjęcie, ale organizacyjnie – już niekoniecznie. Dla osoby prywatnej to kwestia wygody, dla przedsiębiorcy – realne ryzyko reklamacji, strat czasu i niepotrzebnych nerwów. Warto więc precyzyjnie rozumieć wymagania i uczciwie je komunikować klientom, zamiast liczyć na „jakoś to będzie”.
Krótka odpowiedź: czy zdjęcie do dowodu i paszportu jest takie samo?
Formalnie: wymogi techniczne zdjęcia do dowodu osobistego i do paszportu są obecnie w Polsce praktycznie identyczne. Chodzi o tzw. zdjęcie biometryczne, które spełnia standardy rozporządzeń dla obu dokumentów.
W praktyce nie oznacza to jednak, że można wziąć jedno fizyczne zdjęcie wpięte w wniosek o dowód i „przełożyć” je później do wniosku o paszport. Urzędy wymagają osobnych kompletów fotografii, a dodatkowo pilnują ich aktualności. Jeżeli więc przedsiębiorca obiecuje klientowi, że „jedno zdjęcie wystarczy do wszystkiego”, kładzie na szali własną wiarygodność.
To samo ujęcie może posłużyć do dowodu, paszportu, prawa jazdy i innych dokumentów – pod warunkiem, że spełnia wymogi zdjęcia biometrycznego i jest wystarczająco aktualne.
Wymogi zdjęcia do dowodu osobistego – co faktycznie mówi prawo
Zdjęcie do dowodu osobistego opisują przepisy wykonawcze do ustawy o dowodach osobistych. Urzędnik nie działa „na oko”, tylko porównuje fotografię z listą kryteriów. W skrócie, zdjęcie do dowodu powinno być:
- kolorowe, ostre, bez zagięć i zabrudzeń,
- o wymiarach 35 x 45 mm,
- wykonane na jednolitym, jasnym tle,
- z ujęciem en face – twarz na wprost, głowa nieprzechylona,
- z odsłoniętymi oczami, neutralnym wyrazem twarzy i zamkniętymi ustami,
- bez nakrycia głowy i ciemnych okularów (z wyjątkami religijnymi/medycznymi),
- z odpowiednim wypełnieniem kadru twarzą (biometria).
Rozporządzenie mówi też o aktualności fotografii. W praktyce urzędy przyjmują zazwyczaj zdjęcia wykonane maksymalnie 6 miesięcy przed złożeniem wniosku, ale warto pamiętać: to nie jest sztywny termin z datą w ustawie. Jeżeli ktoś „postarzał się” znacząco, schudł 30 kg albo przeszedł operację zmieniającą rysy twarzy, urzędnik może odmówić przyjęcia nawet świeżego zdjęcia, które nie pozwala na jednoznaczną identyfikację.
Wymogi zdjęcia do paszportu – niemal to samo, ale z jednym haczykiem
Zdjęcie do paszportu, z punktu widzenia przedsiębiorcy, rządzi się tymi samymi zasadami: biometria, wymiary 35 x 45 mm, kolor, jasne tło, twarz na wprost. Polska musiała dostosować standard do wytycznych UE dla dokumentów podróży, stąd zbieżność z dowodem.
Istnieje jednak kilka detali, które dla fotografa lub punktu usługowego mają znaczenie:
- organy paszportowe bywają bardziej rygorystyczne co do jakości i ostrości niż niektóre urzędy gmin przy dowodach,
- w przypadku małych dzieci urzędnicy paszportowi częściej „przymykać oko” na niedoskonałości typu lekki skręt głowy, ale tylko do pewnego wieku,
- zdjęcie do paszportu też musi być aktualne, a przy wyjazdach do niektórych państw różnica między wyglądem na zdjęciu a rzeczywistością potrafi być problemem na granicy.
Podsumowując: jeżeli zdjęcie wykonane „pod dowód” jest poprawne biometrycznie, automatycznie nada się również do paszportu – i odwrotnie. Różnice, które czasem słychać w urzędach, wynikają częściej z praktyki danego pracownika niż z literalnego brzmienia przepisów.
Jedno zdjęcie – dwa dokumenty: jak to działa w realnym obiegu
Z perspektywy klienta naturalne jest pytanie: „Skoro do dowodu i paszportu potrzebne jest to samo zdjęcie, to czemu drukować tyle kompletów?”. Z perspektywy przedsiębiorcy i urzędu odpowiedź jest prosta – każdy wniosek wymaga osobnego kompletu fotografii.
Dzieci, młodzież i „szybko zmieniający się wygląd”
U dzieci i nastolatków problem aktualności zdjęcia jest szczególnie widoczny. Wzrost, rysy twarzy, zmiana fryzury – to wszystko dzieje się szybko, a dokumenty mają ważność liczona w latach. Jeżeli przedsiębiorca fotografuje dziecko, rozsądnie jest:
- wyjaśnić rodzicom, że to samo ujęcie może służyć do kilku dokumentów,
- ale jednocześnie podkreślić, że nie ma gwarancji, iż urząd przyjmie zdjęcie np. za rok do nowego dokumentu,
- zachęcić, by przy składaniu wniosku od razu zdecydować, czy będzie wyrabiany tylko dowód, czy również paszport.
Ta jedna rozmowa oszczędza później pretensji: „Przecież było mówione, że to zdjęcie jest dobre do wszystkiego, a urząd nie przyjął!”.
Okulary, makijaż, broda – co psuje „uniwersalne” zdjęcie
Standard biometryczny nie lubi wszystkiego, co zmienia naturalny wygląd twarzy. Jeżeli ktoś:
- na co dzień nosi okulary, ale na granicy ściąga je,
- raz ma bujną brodę, raz jest całkowicie ogolony,
- stosuje bardzo mocny, niestandardowy makijaż,
warto mu wprost wytłumaczyć, że „uniwersalność” zdjęcia będzie ograniczona. Na potrzeby kilku dokumentów najlepiej ustalić neutralny, powtarzalny wygląd: bez przesadnych stylizacji, w okularach takich, jakie rzeczywiście będą noszone na co dzień (o ile nie odbijają światła i nie zasłaniają oczu).
Dla przedsiębiorcy to nie jest drobiazg. Jedno źle poprowadzone zlecenie przy „uniwersalnym” zdjęciu potrafi wygenerować 2–3 wizyty reklamacyjne w ciągu roku, a każda kosztuje czas i energię.
Konsekwencje błędnego zdjęcia – dla urzędu i dla przedsiębiorcy
Zastosowanie nieprawidłowego zdjęcia to nie tylko irytacja klienta na miejscu w urzędzie. To również realne koszty po stronie firmy.
Odmowa przyjęcia wniosku a odpowiedzialność firmy
Urzędnik, który widzi zdjęcie niezgodne z wymogami, zwykle:
- informuje klienta, że fotografia nie spełnia standardu,
- odmawia przyjęcia wniosku do czasu dostarczenia poprawnego zdjęcia,
- w skrajnych sytuacjach opisuje na piśmie przyczynę odmowy.
Klient wraca wtedy do przedsiębiorcy i domaga się „naprawienia sytuacji”. Formalnie fotograf czy punkt usługowy nie jest stroną postępowania administracyjnego, ale w praktyce reklamacje potrafią być głośne. Dlatego rozsądne firmy:
- mają jasny regulamin usługi zdjęć do dokumentów,
- wskazują w nim, na podstawie jakich przepisów wykonują fotografię,
- opisują, jak wygląda procedura w przypadku odrzucenia zdjęcia przez urząd.
Reklamacje i dobra praktyka obsługi klienta
Zwłaszcza w małych miejscowościach najmocniejszą walutą jest opinia. Dlatego wielu przedsiębiorców decyduje się przyjąć reklamację nawet wtedy, gdy wina jest wątpliwa (np. „pan urzędnik się uparł”), ale z zastrzeżeniem, że dotyczy to pierwszej odmowy i w określonym czasie od wykonania usługi.
Bezpieczeństwo prawne zwiększa:
- krótka, wydrukowana informacja o wymaganiach obok stanowiska,
- standardowa formuła ustna: „Zdjęcie jest wykonane zgodnie z wymogami biometrycznymi dla dowodu i paszportu, ale ostateczną ocenę zawsze podejmuje urząd”.
Taka komunikacja nie jest „straszeniem klientów”, tylko uczciwym postawieniem sprawy. Dla wielu urzędników też jest jasnym sygnałem, że przedsiębiorca wie, co robi.
Co powinien wiedzieć przedsiębiorca oferujący zdjęcia do dokumentów
Usługa zdjęć do dowodu i paszportu wygląda pozornie banalnie, ale dotyka kilku obszarów prawa gospodarczego: od przepisów dokumentowych, przez konsumenckie, po RODO.
Po pierwsze, warto mieć zawsze pod ręką aktualne wymogi określone w rozporządzeniach dotyczących:
- dowodów osobistych,
- dokumentów paszportowych,
- prawa jazdy (tu też używa się zdjęć biometrycznych).
Pozwala to uniknąć opierania się na „opowieściach z urzędu”, które bywają sprzed kilku nowelizacji.
Po drugie, przechowywanie plików ze zdjęciami klientów to przetwarzanie danych osobowych. Twarz jest daną osobową, nawet jeśli na pliku nie ma nazwiska – wystarczy, że powiązanie da się przywrócić w praktyce (np. po czasie wykonania i kolejności zleceń). Trzeba więc:
- określić cel i okres przechowywania (np. „do 6 miesięcy na wypadek reklamacji”),
- opisać to w klauzuli informacyjnej RODO,
- zadbać o realne usuwanie plików po upływie przyjętego terminu.
Po trzecie, w punktach, które łączą fotografię z innymi usługami biurowymi (ksero, druk, skany dokumentów), dobrze jest oddzielić standard zdjęcia biometrycznego od „zwykłych zdjęć”. Klient musi wyraźnie wiedzieć, czy zamawia „zdjęcie do dowodu/paszportu”, czy po prostu zdjęcie do CV albo na stronę www.
Podsumowanie w trzech zdaniach
Tak – zdjęcie do dowodu i paszportu w Polsce opiera się na tym samym, biometrycznym standardzie technicznym. To samo ujęcie, wykonane poprawnie, może posłużyć do kilku dokumentów, ale każdy wniosek wymaga osobnego kompletu fotografii i urząd zawsze ma prawo odrzucić zdjęcie jako nieaktualne lub nieczytelne. Dla przedsiębiorcy zarabiającego na takich zdjęciach uczciwe wyjaśnienie tych niuansów klientowi jest tańsze niż późniejsze reklamacje i spory „bo w urzędzie powiedzieli co innego”.