Nie zawsze trzeba zatrudniać kogoś na umowę o pracę, żeby zgodnie z prawem współpracować na stałe. Często bardziej opłaca się skorzystać z umowy zlecenia, ale tylko wtedy, gdy faktycznie pasuje do realnego modelu współpracy. Granica między tymi dwoma formami nie przebiega w tabelce z ZUS-em, ale w sposobie organizowania pracy. Warto świadomie wybrać formę, bo skutki podatkowe, ubezpieczeniowe i prawne są zupełnie inne. Poniżej uporządkowane różnice, z perspektywy przedsiębiorcy, który nie chce obudzić się z decyzją ZUS-u czy PIP-u po kilku latach.
Podstawowa różnica: stosunek pracy vs. zlecenie
Umowa o pracę tworzy tzw. stosunek pracy. Oznacza to, że zatrudniona osoba:
- wykonuje pracę osobiście,
- na rzecz i na ryzyko pracodawcy,
- w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę,
- pod jego kierownictwem.
Umowa zlecenia to umowa cywilnoprawna. Zleceniobiorca zobowiązuje się do starannego działania, ale:
- może (co do zasady) powierzyć wykonanie innej osobie,
- ma większą swobodę organizacji pracy,
- nie podlega kodeksowym przepisom o czasie pracy, urlopach, ochronie trwałości zatrudnienia.
Jeżeli w praktyce współpraca wygląda jak klasyczne etatowe zatrudnienie, to nawet najlepiej napisana „umowa zlecenia” będzie traktowana przez PIP i sąd jak umowa o pracę. Nazwa dokumentu nie chroni przed rekategoryzacją.
Podporządkowanie i miejsce w strukturze firmy
W umowie o pracę pracownik jest elementem hierarchii organizacyjnej. Otrzymuje regulamin pracy, grafiki, polecenia służbowe, podlega bezpośredniemu przełożonemu. Obowiązuje go wewnętrzny porządek, BHP, zasady czasu pracy.
Przy umowie zlecenia te elementy występują w dużo słabszej formie. Można określić ogólne zasady współpracy, ale:
- nie prowadzi się ewidencji czasu pracy w rozumieniu kodeksu pracy,
- nie narzuca się sztywnego harmonogramu godzin (raczej deadline’y, dyspozycyjność),
- trudniej wkomponować zleceniobiorcę w pełny system poleceń służbowych.
Jeżeli zatrudniona osoba siedzi codziennie od 8 do 16 przy biurku w firmie, raportuje przełożonemu i wykonuje wszystkie polecenia „jak reszta zespołu”, to z prawnego punktu widzenia mocno pachnie to umową o pracę – niezależnie od podpisanego papieru.
Czas pracy, nadgodziny i urlopy
Umowa o pracę: sztywne ramy i ochrona pracownika
Przy umowie o pracę wchodzi cała machina kodeksowa. Obowiązuje norma czasu pracy (co do zasady 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy), do tego dochodzą:
- nadgodziny z dodatkami do wynagrodzenia,
- odpoczynek dobowy i tygodniowy,
- obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy,
- płatny urlop wypoczynkowy (20 lub 26 dni rocznie),
- zwolnienia chorobowe z prawem do wynagrodzenia / zasiłku.
W praktyce oznacza to wyższy, ale przewidywalny koszt dla przedsiębiorcy oraz większą stabilność dla pracownika. Nie można legalnie „ciągnąć” kogoś po 12 godzin dziennie przez kilka tygodni bez rozliczania nadgodzin.
Umowa zlecenia: elastyczność, ale i brak przywilejów
Przy umowie zlecenia nie stosuje się przepisów o czasie pracy ani kodeksowych urlopów wypoczynkowych. Strony mogą się umówić na dowolną liczbę godzin, brak dodatków za nadgodziny, brak obowiązku zapewnienia urlopu. Dla przedsiębiorcy to ogromna elastyczność – szczególnie przy pracy zadaniowej, projektowej, sezonowej.
Można oczywiście umówić się na przerwę urlopową czy płatne dni wolne, ale będzie to wyłącznie ustalenie umowne, a nie roszczenie z kodeksu pracy. Z punktu widzenia kontroli PIP zbyt „etatowe” ukształtowanie umowy zlecenia (sztywne godziny, grafiki, obowiązkowe dyżury) znów będzie argumentem za tym, że w rzeczywistości jest to stosunek pracy.
Składki ZUS i podatki – realny koszt dla przedsiębiorcy
Ekonomia zatrudnienia to najczęstszy powód, dla którego przedsiębiorcy w ogóle rozważają umowę zlecenia. Różnice są wyraźne, ale nie zawsze w takiej skali, jak się wydaje na pierwszy rzut oka.
Umowa o pracę: pełne obciążenia i przywileje
Od wynagrodzenia z umowy o pracę przedsiębiorca opłaca pełen pakiet składek: emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe (dla pracownika), zdrowotne oraz Fundusz Pracy i FGŚP. Łączny koszt pracodawcy to najczęściej ok. 20–25% ponad kwotę brutto wynagrodzenia.
Pracownik z kolei ma prawo do pełnych świadczeń – chorobowego, macierzyńskiego, zasiłków, urlopów, ochrony przed wypowiedzeniem w określonych sytuacjach (ciąża, wiek przedemerytalny, związek zawodowy itd.).
Umowa zlecenia: pozorna taniość i pułapki wieloetatowości
Przy umowie zlecenia obciążenia są bardziej zróżnicowane. Inaczej liczy się składki dla studenta poniżej 26 lat, inaczej dla osoby zatrudnionej równolegle na etacie, inaczej dla jedynego tytułu do ubezpieczenia.
Typowo:
- zleceniobiorca – nie student, bez innego etatu – generuje pełne składki ZUS (poza chorobowym, które jest dobrowolne),
- student do 26 lat – brak ZUS, tylko podatek,
- osoba z etatem i pensją co najmniej minimalną – od zlecenia można naliczać tylko składkę zdrowotną.
W efekcie ta sama umowa zlecenia może być bardzo tania (student) lub prawie tak samo kosztowna jak etat (zleceniobiorca bez innych tytułów do ubezpieczenia). Dlatego przed wyborem formy trzeba policzyć konkretny przypadek, a nie opierać się na mitach.
Odpowiedzialność i ryzyko po stronie przedsiębiorcy
Przy umowie o pracę pracownik odpowiada materialnie na specjalnych zasadach – odpowiedzialność jest ograniczona, szczególnie za szkody nieumyślne. Z drugiej strony pełna odpowiedzialność za organizację pracy, BHP, szkolenia, narzędzia, spoczywa na pracodawcy.
W umowie zlecenia strony mogą szerzej ukształtować odpowiedzialność. Można:
- precyzyjnie określić zakres odpowiedzialności zleceniobiorcy,
- zastosować kary umowne (w granicach prawa cywilnego),
- wprowadzić obowiązek posiadania OC,
- mocniej powiązać wynagrodzenie z jakością i terminowością pracy.
To wszystko daje większą kontrolę nad ryzykiem, ale tylko wtedy, gdy umowa jest dobrze napisana i faktyczny model współpracy nie przypomina etatu. W przeciwnym razie, przy sporze, sąd bardzo chętnie „przytnie” zbyt ostre klauzule, uznając je za sprzeczne z prawem pracy.
Rozwiązanie współpracy: wypowiedzenie vs. swoboda
W umowie o pracę rozwiązanie stosunku pracy obwarowane jest przepisami. Obowiązują:
- okresy wypowiedzenia zależne od stażu,
- ograniczenia przy wypowiadaniu umów na czas nieokreślony,
- szczególna ochrona niektórych grup (ciąża, wiek przedemerytalny, związki zawodowe),
- formalna procedura wypowiedzenia (forma pisemna, pouczenia, czasem konsultacja związkowa).
Umowę zlecenia można co do zasady rozwiązać w każdym czasie, choć strony mogą wprowadzić terminy wypowiedzenia czy kary za nagłe zerwanie. Mimo to elastyczność jest zdecydowanie większa. Dla biznesu, który musi szybko reagować na spadek zleceń, to poważny argument za formą cywilnoprawną.
Jeśli przewidywana jest długa, stabilna współpraca, regularne godziny i włączenie danej osoby w stały zespół – umowa o pracę zwykle jest bezpieczniejsza. Zlecenie sprawdza się tam, gdzie liczy się elastyczność i możliwość szybkiego zwiększania lub zmniejszania zespołu.
Ryzyka kontroli: PIP, ZUS i rekategoryzacja umowy
Najpoważniejsze ryzyko związane z nadużywaniem umów zlecenia polega na tym, że organ kontrolny może uznać, że faktycznie istnieje stosunek pracy. Wtedy przedsiębiorca może zostać zmuszony do:
- zapłaty zaległych składek ZUS z odsetkami,
- wyrównania świadczeń pracowniczych (urlopy, nadgodziny),
- zapłaty kar administracyjnych.
Państwowa Inspekcja Pracy i ZUS zwracają uwagę głównie na praktykę: kto tak naprawdę organizuje czas pracy, czy jest obowiązek osobistego świadczenia pracy, czy istnieje podporządkowanie służbowe, jak wygląda komunikacja na co dzień. Dobrze napisana umowa nie wystarczy, jeśli codzienność w firmie przypomina klasyczny etat.
Kiedy umowa o pracę, a kiedy zlecenie – z perspektywy przedsiębiorcy
Umowa o pracę ma sens, gdy biznes:
- buduje stabilny, stały zespół,
- potrzebuje pełnej dyspozycyjności i podporządkowania organizacyjnego,
- korzysta z pracy ciągłej, a nie projektowej,
- chce przyciągnąć specjalistów oczekujących bezpieczeństwa socjalnego.
Umowa zlecenia jest naturalnym wyborem, gdy:
- praca ma charakter zadaniowy lub sezonowy,
- potrzebna jest większa elastyczność godzinowa,
- współpraca jest dodatkiem do głównego etatu tej osoby,
- chodzi o studentów, osoby dorywczo pracujące, pojedyncze projekty.
Nie chodzi o to, by na siłę „uciekać od etatów”, ale by uczciwie dopasować formę prawną do realiów współpracy. Tam, gdzie faktycznie jest etat – bezpieczniej jest mieć umowę o pracę. Tam, gdzie realnie jest zlecenie lub praca projektowa – nie ma sensu sztucznie wpychać wszystkiego w kodeksowe ramy.
Świadomy przedsiębiorca nie wybiera więc między „tanim zleceniem” a „drogim etatem”, tylko między kontrolowaną elastycznością a stabilnym, przewidywalnym zatrudnieniem. I to właśnie powinno przesądzać o tym, czy w danym przypadku podpisywana jest umowa zlecenia, czy umowa o pracę.