Czy po umowie zlecenie przysługuje świadectwo pracy? Problem wydaje się prosty, dopóki nie pojawi się konkretna rekrutacja, ZUS, bank albo urząd i nagle potrzebny jest dokument potwierdzający okresy zatrudnienia. Wtedy pytanie, czy po umowie zlecenie należy się świadectwo pracy, zamienia się w praktyczny dylemat: co realnie można dostać, czego wymaga prawo, a co zależy tylko od dobrej woli zleceniodawcy.
Ramy prawne: stosunek pracy vs umowa zlecenia
Kluczem do zrozumienia problemu jest rozdzielenie dwóch porządków prawnych: prawa pracy i prawa cywilnego. Świadectwo pracy jest instytucją typowo pracowniczą, zdefiniowaną w Kodeksie pracy. Umowa zlecenia funkcjonuje natomiast w Kodeksie cywilnym jako umowa starannego działania.
Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek wystawienia świadectwa pracy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Przez stosunek pracy rozumie się zatrudnienie na podstawie:
- umowy o pracę (na okres próbny, czas określony, nieokreślony),
- mianowania,
- powołania,
- wyboru,
- spółdzielczej umowy o pracę.
Umowa zlecenia nie mieści się w tym katalogu. Zleceniobiorca nie jest w świetle prawa pracownikiem, a zleceniodawca – pracodawcą. To fundamentalne rozróżnienie ma bezpośredni wpływ na odpowiedź na pytanie o świadectwo pracy.
Świadectwo pracy przysługuje wyłącznie osobie zatrudnionej w ramach stosunku pracy. Osoby wykonujące umowę zlecenia nie nabywają z tego tytułu prawa do świadectwa pracy.
W praktyce problem pojawia się wtedy, gdy instytucja, rekruter czy urząd używa ogólnego sformułowania „świadectwa pracy” jako synonimu jakiegokolwiek potwierdzenia zatrudnienia, podczas gdy z punktu widzenia prawa jest to dokument ściśle uregulowany i zastrzeżony wyłącznie dla stosunku pracy.
Czy po umowie zlecenia należy się świadectwo pracy?
Z punktu widzenia przepisów odpowiedź jest jednoznaczna: nie ma ustawowego obowiązku wystawiania świadectwa pracy po zakończeniu umowy zlecenia. Pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy jest tylko podmiot zatrudniający pracownika, a nie zleceniobiorcę. Oznacza to, że przepisy o świadectwie pracy w ogóle nie obejmują umów cywilnoprawnych.
Ważne jest dostrzeżenie dwóch poziomów problemu:
- Poziom formalny – prawo nie przewiduje świadectwa pracy po zleceniu, więc żądanie takiego dokumentu jako „obowiązkowego” nie ma podstawy prawnej.
- Poziom praktyczny – wiele osób realnie potrzebuje dowodu wykonywania usług i okresu opłacania składek, a nie ma jasno określonego, jednolitego dokumentu przewidzianego do tego celu.
Zleceniodawca może oczywiście dobrowolnie wystawić dokument nazwany „świadectwem wykonywania zlecenia” czy „zaświadczeniem o współpracy”, ale nie będzie to świadectwo pracy w rozumieniu Kodeksu pracy. Taki dokument nie podlega szczegółowym wymaganiom ustawowym co do treści i formy, choć w praktyce często wzoruje się go na elementach świadectwa pracy.
Po stronie zleceniobiorców pojawia się czasem rozczarowanie: skoro odprowadzane były składki ZUS (np. emerytalne, rentowe czy chorobowe), to pojawia się przekonanie, że sytuacja powinna być zbliżona do etatu. Tymczasem opłacanie składek nie zmienia cywilnoprawnego charakteru umowy – z punktu widzenia prawa pracy pozostaje to wciąż umowa zlecenia.
Konsekwencje braku świadectwa pracy i dostępne alternatywy
Brak formalnego świadectwa pracy po umowie zlecenia nie oznacza jednak, że okres współpracy „znika” i nie da się go udokumentować. Problem polega raczej na tym, że nie ma jednego, standardowego formularza, który byłby powszechnie rozpoznawalny i uregulowany ustawowo.
Jakie dokumenty mogą zastąpić świadectwo pracy po zleceniu?
W praktyce po umowie zlecenia można posługiwać się kilkoma różnymi dokumentami. Każdy ma inny charakter i przydatność w zależności od celu:
- Umowa zlecenia i aneksy – podstawowy dowód istnienia stosunku cywilnoprawnego, ale zwykle nie zawiera informacji o faktycznym czasie trwania współpracy (np. przy automatycznych przedłużeniach) i nie jest zbyt „przyjazny” dla rekrutera czy urzędnika.
- Zaświadczenie o wykonywaniu umowy zlecenia – dokument wystawiany na wniosek zleceniobiorcy, w którym zleceniodawca potwierdza okres i charakter współpracy, ewentualnie wymiar godzin, stanowisko, zakres czynności.
- Zaświadczenia z ZUS – potwierdzają okresy podlegania ubezpieczeniom z tytułu umów zlecenia, co jest istotne np. dla emerytury czy zasiłków, ale najmniej czytelne z perspektywy przyszłego pracodawcy.
- Referencje – mniej formalne, ale często bardziej wartościowe w rekrutacji; mogą opisywać konkretne projekty, odpowiedzialność, osiągnięcia.
Warto zwrócić uwagę na napięcie między oczekiwaniem rynku pracy a literą prawa. Pracodawcy rekrutujący nowych ludzi często „z przyzwyczajenia” proszą o świadectwa pracy, mając na myśli jakiekolwiek potwierdzenia zatrudnienia. Zleceniobiorcy z kolei obawiają się, że brak „prawdziwego” świadectwa będzie ich stawiał w gorszej pozycji niż osoby po etacie.
Najważniejsza jest treść dokumentu, a nie nazwa. Dobrze przygotowane zaświadczenie o wykonywaniu umowy zlecenia może w praktyce spełniać podobną rolę jak świadectwo pracy, nawet jeśli formalnie nim nie jest.
Gdzie brak świadectwa po zleceniu naprawdę ma znaczenie?
Są obszary, gdzie brak świadectwa pracy po zleceniu nie stanowi realnego problemu, oraz takie, gdzie ujawnia się różnica między etatem a zleceniem.
W rekrutacji do większości firm liczy się przede wszystkim doświadczenie faktyczne, potwierdzone choćby referencjami czy portfolio. Niewielu rekruterów szczegółowo analizuje treść świadectw pracy, częściej służą one jako dowód stażu pracy i formalnego zatrudnienia w poprzednich firmach.
Inaczej wygląda sytuacja przy:
- ustalaniu stażu pracy dla celów uprawnień pracowniczych (np. wymiar urlopu wypoczynkowego) – tu liczą się wyłącznie okresy zatrudnienia pracowniczego, więc zlecenia i tak często nie są wliczane,
- niektórych rekrutacjach do sektora publicznego, gdzie staż pracy jest ściśle definiowany w przepisach i wymaga udokumentowania stosunku pracy,
- sprawach spornych – np. przy dochodzeniu roszczeń pracowniczych, gdzie świadectwo pracy ma znaczenie dowodowe, ale dotyczy tylko stosunku pracy.
W tych obszarach różnica między umową o pracę a zleceniem ma znaczenie niezależnie od tego, czy jakikolwiek dokument po zleceniu zostanie wystawiony. Sam fakt, że był to stosunek cywilnoprawny, ogranicza możliwość wliczenia tego okresu do określonych uprawnień pracowniczych.
Sporne przypadki: zlecenie, które „zachowuje się” jak etat
Osobną kategorię stanowią sytuacje, w których formalnie podpisano umowę zlecenia, ale sposób wykonywania pracy przypomina klasyczny etat: stałe godziny, podporządkowanie służbowe, miejsce wyznaczone przez pracodawcę, praca pod nadzorem przełożonego. Wówczas pojawia się pytanie, czy w istocie nie doszło do nawiązania stosunku pracy pod pozorem umowy cywilnoprawnej.
Kiedy zlecenie może zostać uznane za stosunek pracy?
Kodeks pracy zawiera definicję stosunku pracy opartą na kilku elementach:
- wykonywanie pracy osobiście,
- w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę,
- pod kierownictwem pracodawcy,
- za wynagrodzeniem.
Jeśli w praktyce relacja między stronami spełnia te kryteria, istnieje możliwość dochodzenia przed sądem ustalenia istnienia stosunku pracy, niezależnie od nazwy zawartej umowy. W takim scenariuszu, po prawomocnym ustaleniu, że istniał stosunek pracy, można żądać m.in. wystawienia świadectwa pracy obejmującego ten sporny okres.
Zleceniobiorca, który uważa, że faktycznie wykonywał pracę jak pracownik, ma więc potencjalną drogę dochodzenia swoich praw. Wiąże się to jednak z koniecznością wszczęcia sporu sądowego, wykazania okoliczności faktycznych, a często także napięciem relacyjnym z byłym zleceniodawcą. Nie jest to rozwiązanie ani szybkie, ani proste, dlatego rzadko wybierane wyłącznie z powodu chęci uzyskania świadectwa pracy. Zazwyczaj towarzyszą mu inne roszczenia, np. o zaległe świadczenia pracownicze.
Z perspektywy zleceniodawców takie spory pokazują ryzyko nadużywania umów cywilnoprawnych. Jeśli w rzeczywistości organizuje się pracę jak na etacie, to formalne „owinięcie” jej w umowę zlecenia nie tylko nie zdejmuje obowiązków wynikających z prawa pracy, ale może prowadzić do późniejszych sporów – w tym o wystawienie świadectwa pracy.
Rekomendacje dla zleceniobiorców i zleceniodawców
Brak obowiązku wystawiania świadectwa pracy po umowie zlecenia nie oznacza, że temat można ignorować. W interesie obu stron jest uporządkowanie dokumentów na zakończenie współpracy.
Po stronie zleceniobiorców rozsądne podejście obejmuje kilka elementów:
- Już w trakcie trwania współpracy warto zadbać o to, by mieć kopie wszystkich umów, aneksów i rachunków/wyciągów potwierdzających wypłaty.
- Przy zakończeniu zlecenia dobrze jest wystąpić do zleceniodawcy z konkretną prośbą o zaświadczenie o wykonywaniu umowy zlecenia z jasno wskazanym zakresem danych (okres, rodzaj zadań, wymiar, ewentualnie informacja o odprowadzanych składkach).
- W przypadku bardziej zaawansowanych stanowisk lub zawodów opartych na zaufaniu, warto poprosić także o referencje.
Zleceniodawcy z kolei mogą ograniczyć przyszłe nieporozumienia, standaryzując swoje podejście:
Dobrym rozwiązaniem jest posiadanie firmowego wzoru zaświadczenia o współpracy w ramach umowy cywilnoprawnej, które można szybko wygenerować na wniosek byłego zleceniobiorcy. Pozwala to z jednej strony pomóc byłemu współpracownikowi, z drugiej – zachować kontrolę nad treścią dokumentu i odróżnić go jasno od świadectwa pracy.
Istotne jest również, aby osoby odpowiedzialne za kadry i HR dobrze rozumiały różnice między dokumentami pracowniczymi a dokumentami dotyczącymi umów cywilnoprawnych. Mylenie tych kategorii prowadzi do nieuzasadnionych oczekiwań („proszę o świadectwo pracy po zleceniu”) albo nadmiernej ostrożności („nic nie wydamy, bo nie ma takiego obowiązku”).
Po umowie zlecenia nie ma prawa do świadectwa pracy, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by rzetelnie potwierdzić okres i charakter współpracy w innej formie dokumentu.
Z punktu widzenia porządku prawnego ważne jest, by nie zacierać granicy między stosunkiem pracy a umową cywilnoprawną – to różne reżimy, dające różne prawa i obowiązki. Z punktu widzenia praktyki zawodowej równie ważne jest jednak, by osoba wykonująca zlecenie nie wychodziła ze współpracy „z pustymi rękami”, bez żadnego dokumentu potwierdzającego jej doświadczenie i okres aktywności zawodowej.
Dlatego najbardziej racjonalne podejście zakłada dwie rzeczy: świadomość, że świadectwo pracy po zleceniu nie przysługuje, oraz gotowość do korzystania z innych, elastycznych form potwierdzania współpracy, które – choć nie są uregulowane tak szczegółowo jak świadectwo pracy – w wielu sytuacjach w pełni wystarczą.